Persetujuan Tim — panduan kabag & HR
Kabag menyetujui koreksi absensi, lembur, dan cuti timnya dari aplikasi karyawan; HR memantau dan membayar lembur dari dashboard. Alur, notifikasi, persiapan, dan skenario demo.
Dengan Persetujuan Tim, orang yang paling tahu pekerjaan karyawan — atasannya — yang memutuskan koreksi absensi, lembur, dan cuti, langsung dari HP. HR tidak lagi menjadi antrean untuk semua orang: HR memantau, turun tangan bila perlu, dan membayar lembur yang sudah disetujui.
Fitur opsional
Persetujuan Tim diaktifkan per perusahaan. Hubungi kami untuk mengaktifkannya; halaman ini menjelaskan cara kerjanya setelah aktif.
Siapa menyetujui apa
Setiap pengajuan langsung diarahkan ke satu tingkat penyetuju:
- Atasan langsung karyawan, bila ada.
- Bila tidak ada: Kepala Departemen atau Approver Cadangan departemennya.
- Bila keduanya tidak ada: Admin/HR.
| Yang diajukan karyawan | Diputuskan oleh |
|---|---|
| Koreksi absensi (lupa absen masuk/pulang, jam salah) | Atasan sesuai urutan di atas |
| Lembur (jam di luar shift melewati ambang lembur) | Atasan sesuai urutan di atas |
| Cuti, izin & sakit | Atasan sesuai urutan di atas |
- HR tetap bisa memutuskan pengajuan apa pun dari dashboard. Keputusan itu tercatat sebagai override, sehingga terlihat siapa yang seharusnya memutuskan dan siapa yang benar-benar memutuskan.
- Tidak ada yang memutuskan pengajuannya sendiri. Pengajuan seorang kabag naik ke atasannya.
- Setiap keputusan tercatat di log audit.
Untuk kabag: dari aplikasi karyawan
- Buka aplikasi karyawan. Di beranda, kartu Persetujuan Tim menampilkan jumlah pengajuan yang menunggu Anda.
- Saat pertama kali membuka Persetujuan Tim, ketuk Aktifkan Notifikasi supaya pengajuan baru langsung masuk ke HP Anda.
- Tab Koreksi: periksa jam yang diajukan, lalu Setujui atau Tolak (alasan wajib, minimal 5 karakter).
- Tab Lembur: periksa shift dan jam absen. Setujui sesuai pengajuan, atau kurangi menitnya dengan tombol − lalu Setujui sebagian.
- Cuti, izin & sakit: ketuk kartunya untuk membuka Persetujuan Cuti, periksa jenis, tanggal, dan lampiran (surat dokter), lalu putuskan.
- Rekap absensi tim menampilkan siapa yang hadir, terlambat, cuti, atau belum absen hari ini.
ACC massal
Bila banyak pengajuan rutin menumpuk, gunakan Setujui semua yang lengkap (koreksi) atau Setujui semua sesuai pengajuan (lembur):
- Hanya koreksi yang jam masuk dan pulangnya lengkap yang bisa disetujui sekaligus. Lembur disetujui sebesar menit yang diminta.
- Daftar dikunci saat Anda membukanya — hapus centang untuk yang ingin dicek dulu. Maksimal 100 sekaligus.
- Pengajuan yang menitnya Anda ubah, atau yang sedang Anda tolak, tidak ikut — putuskan satu per satu.
- Menolak dan menyetujui sebagian selalu satu per satu.
Notifikasi dan pengingat
- Saat diajukan: kabag yang seharusnya memutuskan menerima notifikasi (dan push ke HP bila notifikasi aktif). HR tidak dibanjiri notifikasi untuk pengajuan yang menjadi tugas kabag.
- Setiap pagi pukul 08.05 WIB: satu pengingat berisi jumlah pengajuan yang masih menunggu.
- Lebih dari 3 hari belum diputuskan: pengajuan dieskalasi ke Admin/HR, sekali per pengajuan.
- Lupa absen masuk: karyawan yang mengajukan koreksi jam masuk bisa tetap menekan Absen Pulang di hari yang sama; jam pulangnya ikut tersimpan pada koreksi tersebut.
Untuk HR: dari dashboard
- Absensi › Koreksi dan Absensi › Lembur: setiap pengajuan menampilkan Seharusnya di-ACC oleh, lalu Diputuskan oleh beserta Riwayat keputusannya. Pilih beberapa pengajuan dan klik Setujui terpilih untuk ACC massal.
- Cuti › Persetujuan juga menampilkan Seharusnya di-ACC oleh untuk setiap pengajuan yang menunggu.
- Panel Atasan di atas antrean koreksi menunjukkan setiap kabag: jumlah tim, antrean dan yang paling lama, apakah notifikasinya aktif, dan keputusan terakhirnya. Gunakan untuk mengingatkan kabag yang tertinggal.
- Sebelum menggaji: saat Tandai Dibayar, Kunci, atau unduh laporan absensi, aplikasi memperingatkan bila masih ada koreksi atau lembur di periode itu yang belum diputuskan — beserta nama kabagnya.
- Payroll › Rekap Lembur: lembur yang sudah disetujui dalam Rupiah per karyawan untuk satu periode gaji, dengan unduhan Excel. Cara hitungnya dijelaskan di Komponen gaji.
Persiapan implementasi
Sebelum diaktifkan, pastikan data berikut benar — inilah yang menentukan ke mana setiap pengajuan pergi:
- Atasan langsung setiap karyawan: kolom Email Atasan di template onboarding (Import Karyawan), atau kirimkan daftarnya ke tim kami.
- Kepala Departemen dan Approver Cadangan Cuti di setiap departemen (Departemen › ubah departemen). Ini cadangan bagi karyawan tanpa atasan langsung.
- Jadwal kerja setiap karyawan untuk periode berjalan (Shift & jadwal), dengan Ambang Lembur yang sesuai di shift. Tanpa jadwal, lembur tidak terdeteksi.
- Gaji Pokok setiap karyawan yang menerima lembur, dan komponen Lembur (Gaji Pokok ÷ Hari Kerja ÷ 8) yang terhubung ke mereka.
- Minta setiap kabag login ke aplikasi karyawan dan mengaktifkan notifikasi. Panel Atasan di dashboard menunjukkan siapa yang belum.
Skenario demo (15 menit)
Siapkan satu karyawan dan atasannya, keduanya login di HP berbeda.
- Karyawan mengajukan koreksi lupa absen masuk, lalu menekan Absen Pulang. Tunjukkan notifikasi yang masuk di HP kabag.
- Kabag membuka Persetujuan Tim, menyetujui koreksi, dan menunjukkan Rekap absensi tim.
- Karyawan pulang melewati jam shift dan mengajukan lembur. Kabag menyetujui sebagian (misalnya 2 jam menjadi 1 jam).
- Karyawan mengajukan cuti sakit dengan foto surat dokter. Kabag membukanya dari kartu Cuti, izin & sakit dan menyetujui.
- HR di dashboard: tunjukkan Seharusnya di-ACC oleh / Diputuskan oleh, panel Atasan, lalu Payroll › Rekap Lembur dan unduh Excel-nya.
- Tutup dengan peringatan sebelum Tandai Dibayar bila masih ada yang belum diputuskan.
Masalah umum
- Pengajuan masuk ke HR, bukan ke kabag. Karyawan itu belum punya atasan langsung, dan departemennya belum punya kepala departemen atau approver cadangan yang aktif.
- Kabag tidak menerima notifikasi. Notifikasi belum diaktifkan di HP-nya (lihat panel Atasan), atau izin notifikasi di browser/HP ditolak.
- Tombol ACC massal tidak muncul. Tidak ada pengajuan yang memenuhi syarat — misalnya semua koreksi baru berisi jam masuk saja.
- Lembur tidak muncul sebagai pengajuan. Karyawan belum punya jadwal shift di hari itu, atau jam di luar shift belum melewati Ambang Lembur.
- Rekap Lembur menandai "Gaji pokok belum diisi". Lengkapi Gaji Pokok di profil karyawan; sampai itu diisi, lembur mereka dihitung Rp 0.
Selanjutnya: Koreksi absensi · Menyetujui cuti · Komponen gaji