Keamanan & privasi data
Cara Logixbase HRIS menjaga data perusahaan dan karyawan — login Google, hak akses yang diperiksa di server, pemisahan data per workspace, log audit, bidang sensitif, dan persetujuan sesuai UU PDP.
Data HR adalah data paling sensitif di perusahaan Anda: identitas, gaji, rekening, lokasi, dan foto karyawan. Halaman ini menjelaskan apa yang dilakukan Logixbase HRIS untuk menjaganya, dengan bahasa sederhana dan tanpa janji yang tidak bisa kami tepati.
Ringkasnya
| Perlindungan | Artinya bagi Anda |
|---|---|
| Masuk dengan Google | Tidak ada kata sandi Logixbase yang bisa bocor atau ditebak |
| Hak akses diperiksa di server | Menyembunyikan menu bukan satu-satunya pengaman |
| Data terpisah per workspace | Data perusahaan Anda tidak tercampur dengan perusahaan lain |
| Log audit untuk perubahan manual | Siapa mengubah apa, dan kapan, selalu bisa ditelusuri |
| Bidang sensitif per peran | Gaji, rekening, NIK, dan NPWP hanya untuk yang berwenang |
| Koneksi HTTPS | Data terenkripsi selama dikirim |
Masuk dengan Google, tanpa kata sandi baru
Admin dan karyawan masuk dengan akun Google. Logixbase tidak pernah menerima atau menyimpan kata sandi Google Anda, jadi keamanan login mengikuti pengaturan akun Google Anda — termasuk verifikasi 2 langkah bila Anda mengaktifkannya. Undangan terikat ke alamat email tertentu: bila link dibuka dengan akun Google lain, yang muncul adalah Akun Google tidak cocok, bukan akses ke workspace Anda.
Hak akses berdasarkan peran, diperiksa di server
Setiap anggota tim punya posisi — Admin, HR Manager, Manager, Finance, atau posisi buatan Anda — dan setiap permintaan data diperiksa di server sesuai posisi itu. Manager dibatasi ke departemennya, dan Finance tidak bisa mengubah absensi. Lihat peran & hak akses.
Data terpisah per workspace
Setiap perusahaan punya workspace sendiri dengan alamat unik. Setiap permintaan data dibatasi ke workspace pemiliknya, dan aturan ini diperiksa otomatis setiap kali kode kami berubah — bukan hanya mengandalkan ketelitian programmer.
Log audit untuk perubahan manual
Perubahan manual — misalnya koreksi absensi, perubahan data karyawan, dan langkah-langkah penggajian — dicatat: siapa yang melakukannya, kapan, dan apa yang berubah. Log ini hanya bisa ditambah, tidak bisa diubah atau dihapus. Di halaman detail periode gaji, bagian Jejak Audit menampilkan riwayat aktivitas periode tersebut.
Saat Admin atau HR membuka aplikasi karyawan atas nama seseorang lewat tombol Akses di daftar karyawan, sesinya dimulai dalam mode Baca saja. Mode tulis harus diaktifkan secara sengaja, dan setiap aksinya tercatat di log audit.
Bidang sensitif hanya untuk yang berwenang
Gaji pokok, tunjangan, potongan, rekening bank, NIK, dan NPWP termasuk Bidang Sensitif. Peran tanpa izin melihat label Terkunci — nilainya bahkan tidak dikirim ke perangkat mereka. Admin mengatur siapa yang boleh melihatnya lewat Posisi & Hak Akses.
Selfie dan GPS hanya untuk verifikasi absensi
- Lokasi GPS diambil saat karyawan melakukan absen, misalnya clock in atau clock out — bukan pelacakan terus-menerus.
- Selfie wajib di setiap absen sebagai bukti kehadiran. Pemeriksaan wajah di HP hanya memberi peringatan, tidak memutuskan apa pun secara otomatis.
- Karyawan diberi tahu sejak layar masuk: "Dengan masuk, Anda menyetujui penggunaan GPS dan selfie untuk validasi absen."
- Selfie dan lokasi hanya terlihat di dalam workspace Anda oleh tim yang mengurus absensi dan penggajian, dan tidak dibagikan ke pihak luar kecuali Anda sendiri mengizinkannya lewat Akses Pihak Ketiga.
Persetujuan sesuai UU PDP
- NIK karyawan bersifat opsional. Saat NIK disimpan, sistem mewajibkan dan mencatat persetujuan pemrosesan data sesuai UU PDP — pastikan karyawan memang sudah memberikan persetujuannya.
- Di formulir edit karyawan, data BPJS baru tersimpan setelah Anda mencentang konfirmasi bahwa karyawan telah memberikan persetujuan.
- Untuk data karyawan, perusahaan Anda adalah Pengendali Data, sedangkan Logixbase memprosesnya atas instruksi Anda sebagai Prosesor Data.
Akses pihak ketiga yang eksplisit dan bisa dicabut
Ingin klien atau auditor melihat kehadiran tim tertentu? Lewat Akses Pihak Ketiga Anda memilih cakupannya (satu departemen atau karyawan tertentu), data yang terlihat — lokasi GPS dan selfie ditandai Sensitif, ringkasan penggajian ditandai Sangat sensitif dan butuh persetujuan tambahan — serta tanggal Berlaku hingga. Aksesnya lihat-saja dan bisa Anda Cabut kapan saja. Lihat akses pihak ketiga.
Uang tidak bergerak lewat sistem
Logixbase menghitung gaji dan membuat slip, tetapi tidak memegang dana dan tidak melakukan transfer. Pembayaran tetap Anda lakukan lewat bank atau penyedia pembayaran berlisensi pilihan Anda.
Koneksi terenkripsi
Semua koneksi ke aplikasi admin, aplikasi karyawan, dan server memakai HTTPS (TLS). Rincian penyimpanan dan enkripsi data dijelaskan di Perjanjian Pemrosesan Data.
Dokumen legal
Dokumen-dokumen ini menjelaskan hak karyawan atas datanya, penyimpanan data setelah layanan berhenti, dan kewajiban kami sebagai prosesor data. Punya kuesioner keamanan dari tim IT atau legal Anda? Kirimkan lewat formulir kontak.