Kebijakan kehadiran
Atur aturan absensi perusahaan — potong istirahat, absen tanpa jadwal, beberapa sesi per hari, dan clock out otomatis — lengkap dengan nilai bawaan dan kapan sebaiknya diubah.
Kebijakan kehadiran menentukan perilaku aplikasi karyawan dan cara jam kerja dihitung. Nilai bawaannya cocok untuk sebagian besar perusahaan, jadi Anda cukup mengubah yang tidak sesuai dengan cara kerja tim Anda.
Sebelum mulai
- Masuk sebagai Admin atau HR Manager.
- Pengaturan ini berlaku untuk seluruh perusahaan, bukan per karyawan.
Membuka pengaturan
- Buka Pengaturan › Perusahaan & Lokasi.
- Gulir ke kartu-kartu berlabel Kebijakan kehadiran.
- Centang atau hapus centang pada kartu yang ingin diubah. Statusnya berganti menjadi Aktif atau Nonaktif dan langsung tersimpan.
| Kartu | Bawaan | Ubah bila… |
|---|---|---|
| Potong istirahat dari jam kerja | Nonaktif | Waktu istirahat tidak dibayar, atau Anda ingin karyawan mencatat istirahat |
| Absen tanpa jadwal (1) | Aktif | Anda memakai roster sebagai kontrol: tanpa jadwal, tidak bisa absen |
| Absen beberapa sesi per hari (2) | Nonaktif | Tim Anda bekerja dengan split shift |
| Clock out otomatis sesuai shift (3) | Aktif | Jadwal sering hanya rencana dan jam pulang nyata sering berbeda |
Potong istirahat dari jam kerja
Bawaan: Nonaktif.
- Saat Aktif, durasi Istirahat pada template shift dipotong dari jam kerja, sekali per hari pada sesi pertama. Upah karyawan per jam ikut menyesuaikan; perhitungan lembur tidak berubah.
- Saat Aktif, aplikasi karyawan juga menampilkan tombol Mulai istirahat. Saat Nonaktif, tombol ini disembunyikan.
- Yang dipotong adalah durasi istirahat sesuai shift, bukan lama istirahat yang dicatat karyawan. Hari tanpa shift tidak dipotong.
- Jika sebuah shift memakai Potong istirahat dari gaji, potongan di slip itu dilewati selama kartu ini Aktif, sehingga istirahat tidak terpotong dua kali.
Absen tanpa jadwal
Bawaan: Aktif.
- Saat Aktif, karyawan tetap bisa clock in dan clock out walaupun tidak punya shift hari itu, termasuk di hari off dan hari libur nasional. Cocok untuk karyawan baru yang belum dijadwalkan, tim on-call, atau kerja per proyek.
- Absen tanpa jadwal tidak dihitung terlambat karena tidak ada jam masuk pembanding, dan tetap terhitung Hadir. Karena tidak ada shift, sesi itu juga tidak memiliki perhitungan lembur atau potongan istirahat.
- Saat Nonaktif, tombol absen terkunci di hari tanpa jadwal dan karyawan melihat Hari Off. Pilih ini bila shift yang tidak dijadwalkan tidak boleh tercatat.
Absen beberapa sesi per hari
Bawaan: Nonaktif.
- Saat Nonaktif, hari kerja selesai setelah clock out pertama, dan Beranda menampilkan Shift hari ini selesai.
- Saat Aktif, karyawan yang sudah clock out bisa memulai sesi berikutnya di hari yang sama lewat tombol Mulai Sesi 2 (lalu Sesi 3, dan seterusnya). Contoh: masuk 08.00–12.00, keluar untuk urusan pribadi, kembali 15.00–19.00. Setiap sesi tercatat dengan selfie dan lokasinya sendiri.
- Total jam kerja adalah jumlah semua sesi, dan hari itu dihitung Hadir sekali. Keterlambatan dihitung dari sesi pertama, pulang cepat dari sesi terakhir, dan potongan istirahat hanya dikenakan sekali.
Biarkan Nonaktif bila tim Anda tidak bekerja dengan split shift. Di tim seperti itu, keluar di tengah hari lalu kembali adalah sinyal pulang cepat yang layak diperhatikan.
Clock out otomatis sesuai shift
Bawaan: Aktif. Kartu ini mengatur apa yang terjadi bila karyawan lupa clock out. Sesi tidak ditutup tepat di jam selesai shift: sesi tetap terbuka sampai karyawan clock in lagi di hari berikutnya, atau sampai HR memperbaikinya.
- Saat Aktif, sistem mengusulkan jam pulang sesuai jam selesai shift, atau 8 jam setelah clock in bila tidak ada shift. Saat clock in berikutnya, karyawan melihat Lupa absen pulang? dengan jam tersebut sudah terisi. Karyawan tinggal menekan Tutup sesi & lanjut, atau mengubah jamnya dulu bila tidak tepat.
- Saat Nonaktif, sistem tidak pernah menebak. Kolom jam pulang dibiarkan kosong dan karyawan wajib mengisi jam selesai kerja yang sebenarnya.
- Dalam kedua kasus, jam pulang paling lambat 24 jam setelah clock in, dan penutupan sesi tercatat di log audit beserta selisihnya dari jam shift.
Nonaktifkan untuk tim yang jadwalnya sering hanya rencana, misalnya kru yang dijadwalkan 18.00–22.00 tetapi baru selesai 01.30.
Fitur opsional
Tiga kartu lain di halaman ini — Pelacakan sesi & istirahat, Masuk otomatis dengan email terdaftar, dan Pelacakan kunjungan (Kunjungan) — baru berfungsi setelah fiturnya diaktifkan untuk perusahaan Anda. Ini fitur opsional; hubungi kami untuk mengaktifkannya.
- Pelacakan sesi & istirahat: mulai dan selesai istirahat dicatat di server beserta lokasinya, sehingga HR melihat durasi istirahat sebenarnya. Tidak mengubah perhitungan gaji.
- Masuk otomatis dengan email terdaftar: karyawan aktif bisa masuk ke aplikasi dengan akun Google yang emailnya sama dengan data karyawan, tanpa link undangan pribadi.
- Pelacakan kunjungan: karyawan lapangan mencatat kedatangan di lokasi pelanggan, lengkap dengan waktu, titik lokasi, dan catatan.
Sebelum fiturnya aktif, mengubah centang pada ketiga kartu ini tidak mengubah apa pun di aplikasi karyawan. Catatan kerja wajib saat absen dan persetujuan lembur juga tersedia sebagai fitur opsional.
Masalah umum
- Karyawan tidak melihat tombol istirahat. Aktifkan Potong istirahat dari jam kerja.
- Karyawan tidak bisa absen dan melihat "Hari Off". Karyawan tidak punya shift hari itu dan Absen tanpa jadwal sedang Nonaktif. Jadwalkan shift atau aktifkan kartu tersebut.
- Muncul "Gagal menyimpan. Coba lagi." Hanya Admin dan HR Manager yang bisa mengubah kebijakan ini.
Langkah berikutnya
Butuh pelacakan kunjungan, persetujuan lembur, atau fitur opsional lainnya? Chat tim kami untuk mengaktifkannya di perusahaan Anda.