Import karyawan massal
Unggah satu file berisi daftar karyawan agar semuanya masuk sekaligus, kenali format kolomnya, atasi error impor, dan pahami kapan memakai Template Onboarding.
Punya puluhan atau ratusan karyawan? Daripada mengetik satu per satu, unggah satu file dan semuanya masuk sekaligus. Lebih cepat, dan salah ketik lebih mudah dicek di spreadsheet sebelum diunggah.
Pilih cara yang tepat
| Import Karyawan | Template Onboarding | |
|---|---|---|
| Isi file | Daftar karyawan saja (satu sheet) | Struktur lengkap: brand, departemen, lokasi absen, shift, jadwal, gaji, dan data karyawan |
| Cara proses | Anda unggah sendiri di halaman ini | Anda isi, lalu kirim ke tim Logixbase untuk diproses |
| Cocok untuk | Menambah karyawan ke workspace yang sudah berjalan | Perusahaan baru yang ingin semuanya siap sekaligus |
Sebelum mulai
- Masuk sebagai Admin atau HR Manager.
- Karyawan hasil impor masuk ke brand utama perusahaan. Untuk usaha multi-brand, atur brand-nya setelah impor lewat Pindahkan Brand atau Brand / Task di profil karyawan.
- Jika ingin mengisi departemen, buat departemennya dulu lengkap dengan Kode (lihat Departemen).
- File berformat .xlsx, .xls, atau .csv, maksimal 5 MB. Hanya sheet pertama yang dibaca.
Siapkan file
Baris pertama berisi nama kolom persis seperti di bawah (huruf besar-kecil harus sama). Satu karyawan per baris, data mulai baris kedua.
| Kolom | Wajib | Isi |
|---|---|---|
firstName |
Ya | Nama depan |
email |
Ya | Email akun Google karyawan, unik |
jobTitle |
Ya | Jabatan |
joinDate |
Ya | Tanggal bergabung, format 2026-01-15 |
nik |
— | 16 digit; boleh kosong |
lastName, phone |
— | Nama belakang, No. HP |
employeeNumber |
— | Nomor karyawan; dibuat otomatis jika kosong |
departmentCode |
— | Kode departemen yang sudah ada |
jobLevel |
— | staff, supervisor, manager, atau director |
employmentType |
— | permanent (default), contract, probation, atau freelance |
baseSalary |
— | Gaji pokok, angka saja (mis. 5000000) |
taxStatus |
— | TK0 (default), TK1–TK3, K0–K3 |
bankName, bankAccountNumber, bankAccountHolder |
— | Data rekening |
bpjsKesehatanEnrolled, bpjsKetenagakerjaanEnrolled |
— | true atau false |
gender |
— | L atau P |
maritalStatus |
— | lajang, menikah, cerai, atau janda_duda |
numberOfDependents |
— | Jumlah tanggungan (angka) |
Gunakan .xlsx dan format Teks
Sebelum mengetik, ubah format kolom joinDate, nik, phone, dan bankAccountNumber menjadi Teks (Text), lalu tulis tanggal sebagai 2026-01-15. Jika tidak, spreadsheet mengubah tanggal menjadi angka, menghapus angka 0 di depan nomor HP, atau membulatkan digit terakhir NIK. Pada file CSV, tanggal seperti 2026-01-15 ikut terbaca sebagai angka dan impor gagal — jadi simpan sebagai .xlsx.
Semua karyawan hasil impor bertipe gaji Bulanan. Untuk pekerja Harian atau Per Jam, ubah Tipe Gaji di profilnya setelah impor.
Unggah file
- Buka Karyawan, lalu klik Import CSV.
- Klik kotak unggah (Klik atau seret file CSV / XLSX ke sini) dan pilih file Anda.
- Klik Import Karyawan.
- Jika berhasil, muncul Import berhasil dengan jumlah karyawan yang diimport dan yang dilewati karena duplikat. Klik Lihat Daftar Karyawan.
Impor tidak mengirim undangan. Setelah data masuk, undang karyawan ke aplikasi satu per satu dari daftar Karyawan.
Jika ada error
Isi file diperiksa dulu sebelum disimpan. Jika ada baris yang salah, muncul Terdapat N error — tidak ada data yang diimport beserta nomor barisnya. Perbaiki di spreadsheet, lalu unggah ulang.
| Pesan | Cara memperbaiki |
|---|---|
| firstName wajib diisi (juga untuk email, jobTitle, joinDate) | Lengkapi kolom wajib di baris tersebut. |
| NIK harus 16 digit angka | Periksa NIK; pastikan kolomnya berformat Teks. |
| … duplikat dalam file (NIK, nomor karyawan, atau email) | Hapus baris ganda di file. |
| Kode departemen tidak ditemukan | Buat departemen dengan kode itu, atau tambahkan kolom departmentName agar departemen baru dibuat otomatis. |
| Format file tidak didukung | Simpan ulang sebagai .xlsx. |
| Format data tidak valid | Biasanya tanggal terbaca sebagai angka atau baseSalary berisi titik/“Rp”. Perbaiki sesuai kotak di atas. |
Impor yang berhenti di tengah
Pesan Format data tidak valid muncul saat data sedang disimpan, sehingga baris sebelumnya mungkin sudah masuk. Perbaiki file lalu unggah ulang file yang sama: karyawan yang sudah ada (email, NIK, atau nomor karyawan sama) otomatis dilewati.
Karyawan yang sudah terdaftar tidak diperbarui oleh impor, hanya dilewati. Satu-satunya pengecualian: departemen yang masih kosong diisi dari departmentCode. Perubahan data lain dilakukan di profil masing-masing.
Template Onboarding untuk perusahaan baru
Kartu Onboarding perusahaan baru? di halaman yang sama menyediakan Unduh Template Onboarding (1): satu workbook berisi brand, departemen, lokasi absen, shift, jadwal, gaji, dan data karyawan, dengan slug workspace Anda sudah terisi.
- Isi tab berurutan dari kiri ke kanan; jangan menghapus baris kode kolom (baris 2) dan jangan mengganti nama tab.
- Tab TIER 1 (struktur perusahaan) + tab 07_Karyawan sudah cukup agar karyawan bisa masuk dan absen. Tab gaji dan data pribadi boleh menyusul sebelum payroll pertama.
- Email di tab karyawan adalah kunci penghubung antartab sekaligus email login Google karyawan.
File ini tidak diunggah di halaman Import Karyawan. Kirimkan ke tim Logixbase; isinya divalidasi dulu dan Anda akan mendapat daftar baris yang perlu diperbaiki bila ada.
Mau go-live dengan struktur perusahaan, shift, dan data karyawan sekaligus? Isi Template Onboarding, lalu diskusikan dengan tim kami untuk memprosesnya.