---
title: Menyiapkan penggajian
description: Urutan menyiapkan payroll — siklus dan tanggal cutoff, data gaji dan pajak tiap karyawan, komponen, hari libur — plus cara BPJS dan PPh 21 dihitung otomatis.
url: https://hris.logixbase.com/docs/payroll-setup
lang: id
updated: 2026-10-13
alternate: https://hris.logixbase.com/docs/en/payroll-setup.md
---

# Menyiapkan penggajian

> Urutan menyiapkan payroll — siklus dan tanggal cutoff, data gaji dan pajak tiap karyawan, komponen, hari libur — plus cara BPJS dan PPh 21 dihitung otomatis.

Siapkan payroll sekali, lalu setiap bulan gaji tinggal dihitung dari data absensi — tanpa rekap manual di spreadsheet. Ikuti empat langkah di bawah secara berurutan: periode gaji butuh siklus, slip butuh data gaji karyawan, lalu komponen dan hari libur menyempurnakan angkanya. Dengan begitu slip pertama Anda langsung akurat.

## Sebelum mulai

- Siklus dan komponen gaji diatur oleh **Admin** atau **Finance**; data gaji karyawan diubah oleh **Admin** atau **HR Manager**. Lihat [Siapa boleh melakukan apa](https://hris.logixbase.com/docs/payroll-setup.md#siapa-boleh-melakukan-apa).
- Karyawan sudah ditambahkan — lihat [Mengelola data karyawan](https://hris.logixbase.com/docs/employees.md).

## 1. Atur siklus penggajian

**Tanggal cutoff** adalah tanggal mulai setiap periode. Contoh: isi **26**, maka periode **Mei 2026** berjalan 26 April – 25 Mei 2026.

Buka **Pengaturan**, lalu pilih kartu **Siklus Penggajian** (3) di grup Payroll.

![Hub Pengaturan dengan kartu Perusahaan & Lokasi, Tim & Hak Akses, dan Siklus Penggajian](https://hris.logixbase.com/docs-assets/screens/admin-settings-hub.webp "Pengaturan › Siklus Penggajian")

Di halaman **Siklus Penggajian**:

1. Klik **Buat aturan**. Isi **Tanggal cutoff** dengan angka 1–28 dan **Efektif sejak**, lalu klik **Simpan**. Tipe siklus selalu **Bulanan**.
2. Periksa kalimat di bawah **Aturan aktif**, misalnya "Mulai tanggal 26 sampai tanggal 25 bulan berikutnya." Aturan yang sama tercatat di tabel **Riwayat aturan**, dengan tanggalnya di kolom **Tanggal cutoff** (1).
3. Di kartu **Generate periode** (2), klik **Generate periode 12 bulan ke depan**, lalu **Generate**.

![Halaman Siklus Penggajian dengan aturan aktif, kartu Generate periode, dan kartu Aturan Payroll Organisasi](https://hris.logixbase.com/docs-assets/screens/admin-payroll-cycle.webp "Siklus Penggajian")

Hasilnya, periode bulan berjalan sampai 12 bulan ke depan muncul di **Payroll › Periode Gaji** dengan status **Draft**. **Tanggal Gajian** setiap periode otomatis diisi 5 hari setelah cutoff selesai; ubah per periode lewat tombol **Edit** di halaman periode. Bulan yang sudah punya periode — termasuk yang Anda buat sendiri lewat **Buat Periode** — dilewati, jadi **Generate** aman diklik ulang.

**Mengganti tanggal cutoff:**
Klik **Ganti aturan**, isi tanggal cutoff baru dan **Efektif sejak** (harus setelah aturan sebelumnya). Aturan lama tetap tercatat di **Riwayat aturan**. Jika Anda memilih **1** (periode = satu bulan kalender penuh), periode yang dibuat otomatis memakai nama bulan berikutnya: 1–30 September menjadi "Oktober 2026".

### Kartu Aturan Payroll Organisasi

Di halaman yang sama ada kartu **Aturan Payroll Organisasi** (3). Isinya sudah terisi nilai default — termasuk **Metode PPh 21 default** = **Gross** — dan Anda tidak perlu mengubahnya untuk mulai.

**Yang benar-benar dipakai saat menghitung gaji:**
- Rentang periode mengikuti **Tanggal cutoff** pada aturan siklus, bukan **Tanggal potong gaji** di kartu ini.
- Tanggal gajian periode otomatis = 5 hari setelah cutoff selesai, bukan **Offset hari pembayaran**.
- PPh 21 memakai **Status Pajak (PTKP)** dan **Metode PPh21** di data masing-masing karyawan.
- Iuran JKK saat ini dihitung dengan tarif 0,24%; pilihan **Tarif JKK** di kartu ini belum mengubah perhitungan slip. Jika kelas risiko JKK perusahaan Anda berbeda, [hubungi kami](https://hris.logixbase.com/docs/contact) sebelum payroll pertama.

## 2. Lengkapi data gaji setiap karyawan

Buka **Karyawan**, pilih nama karyawan, lalu lengkapi dua bagian berikut. Klik sebuah nilai untuk mengubahnya, lalu tekan Enter untuk menyimpan. Langkah ini juga muncul di checklist setup Dashboard sebagai **Atur gaji pokok**.

**Bagian Penggajian**

- **Tipe Gaji**: **Bulanan** (gaji pokok per bulan), **Harian** (isi upah per hari; dibayar × jumlah hari hadir), atau **Per Jam** (dibayar dari jam kerja × rate brand/task; angka gaji pokok hanya dipakai sebagai dasar BPJS dan komponen %).
- **Gaji Pokok**.
- **Kebijakan Bulanan** (khusus Bulanan): **Tetap fixed** (bawaan) membayar gaji pokok penuh. **Prorate hari hadir** dan **Prorate jadwal kerja** menyesuaikannya dengan kehadiran atau jadwal; pembaginya saat ini hari Senin–Jumat dalam periode (termasuk tanggal merah), jadi periksa hasilnya di bulan dengan libur nasional atau untuk pola kerja 6 hari. **Prorate dari tanggal bergabung** adalah fitur opsional yang belum aktif (gaji pokok tetap dibayar penuh) — [hubungi kami](https://hris.logixbase.com/docs/contact) untuk mengaktifkannya.
- **Status Pajak (PTKP)**: TK/0 sampai K/3.
- **Metode PPh21**: biarkan **Gross** — PPh 21 dipotong dari gaji karyawan.
- **Kategori Pajak**: biarkan **Pegawai** (tarif TER) — juga untuk pekerja harian lepas. Pilih **Bukan pegawai** hanya untuk mitra tanpa hubungan kerja: PPh 21-nya tarif Pasal 17 atas 50% bruto, dan ia tidak menerima THR.
- **NPWP**: jika NPWP kosong dan **NIK** juga belum diisi, PPh 21 karyawan ditambah 20%. NIK 16 digit yang valid berlaku sebagai NPWP.
- **Bank Penerima Gaji**: **Bank**, **No. Rekening**, dan **Atas Nama** — dipakai di slip dan saat mencatat transfer.

**Bagian BPJS & Pajak**

- Ubah **Status BPJS Kesehatan** dan **Status BPJS Ketenagakerjaan** menjadi **Terdaftar**, lalu isi **No. BPJS Kesehatan** dan **No. BPJS Ketenagakerjaan**. Status bawaannya **Belum** — selama itu, iuran BPJS tidak dihitung.
- Jika Anda mengedit lewat formulir karyawan, tab **BPJS & Pajak** tidak tersimpan otomatis: centang persetujuan UU PDP, lalu klik **Simpan Data BPJS**.

**Temukan karyawan yang gajinya belum diisi:**
Kolom **Komponen Gaji** di daftar **Karyawan** menampilkan "Gaji belum diisi". Di **Periode Gaji**, periode Draft juga menampilkan chip "**N tanpa gaji pokok**" — karyawan tersebut tetap ikut dihitung, tetapi gaji pokoknya Rp 0.

## 3. Tambahkan komponen gaji

Tunjangan, potongan, bonus berulang, dan rate per jam per brand/task diatur di **Pengaturan › Komponen Gaji & Brand**. Panduannya ada di [Komponen gaji: tunjangan, potongan, bonus](https://hris.logixbase.com/docs/payroll-components.md).

## 4. Atur hari libur & rate khusus

Kalender **Hari Libur** menentukan tanggal merah dan rate kerja di hari libur. Libur nasional sudah terisi otomatis; cek dan tambahkan libur perusahaan di [Hari libur & rate khusus](https://hris.logixbase.com/docs/holidays.md).

## Cara BPJS dan PPh 21 dihitung

**BPJS** dihitung otomatis untuk karyawan berstatus **Terdaftar**, dari **Gaji Pokok** di data karyawan (bukan dari tunjangan), dengan batas atas upah untuk BPJS Kesehatan dan Jaminan Pensiun.

- Porsi karyawan — dipotong dari gaji dan tampil sebagai **BPJS (karyawan)** di slip: Kesehatan 1%, JHT 2%, JP 1%.
- Porsi perusahaan — tidak memotong gaji: Kesehatan 4%, JHT 3,7%, JP 2%, JKK 0,24%, JKM 0,3%.

**PPh 21** dihitung dengan tarif efektif rata-rata (TER) sesuai PP 58/2023 dan PMK 168/2023:

1. **Bruto sebulan** = gaji pokok periode itu + upah lembur dan hari libur + tunjangan, bonus, dan tambahan yang ditandai **Kena Pajak** + premi yang dibayar perusahaan untuk karyawan: JKK, JKM, dan BPJS Kesehatan.
2. **Januari sampai November**: PPh 21 = tarif TER × bruto sebulan. Jika satu bulan punya lebih dari satu periode (misalnya periode THR terpisah), tarif dihitung dari bruto gabungan bulan itu; menghapus salah satu periode yang belum dibayar menandai periode lain bulan itu untuk **Hitung Ulang**. Tarifnya diambil dari tabel resmi kategori A (TK/0, TK/1, K/0), B (TK/2, TK/3, K/1, K/2), atau C (K/3) sesuai **Status Pajak (PTKP)**. Contoh: bruto Rp10.454.000 di kategori A kena 2,5% = Rp261.350.
3. **Desember, atau periode karyawan berhenti bekerja** (karyawan bergaji bulanan): pajak setahun dihitung ulang dengan tarif 5% / 15% / 25% / 30% / 35% atas bruto setahun − biaya jabatan (5%, paling banyak Rp500.000 per bulan bekerja) − iuran JHT dan JP karyawan − PTKP setahun. Hasilnya dikurangi PPh 21 yang sudah dipotong di periode-periode sebelumnya tahun itu.
4. Tanpa NPWP dan tanpa NIK yang valid, PPh 21 ditambah 20%.

Karyawan bergaji harian atau per jam tetap memakai tarif TER setiap bulan, termasuk Desember: PMK 168 hanya menghitung ulang pajak setahun untuk pegawai tetap.

Perhitungan setahun hanya dijalankan jika semua bulan karyawan bekerja tahun itu tercatat di Logixbase. Jika payroll Anda baru pindah ke sini pertengahan tahun, bulan-bulan sebelumnya tidak ada datanya — PPh 21 karyawan itu tetap dipotong dengan tarif TER biasa, dan setelah **Hitung Ulang** halaman periode menampilkan daftar karyawannya beserta bulan yang belum tercatat. Hitung PPh 21 setahun mereka bersama konsultan pajak Anda.

Jika pajak setahun lebih kecil dari yang sudah dipotong, kelebihannya dikembalikan di slip sebagai **Pengembalian Kelebihan PPh 21**. Untuk karyawan yang pajaknya ditanggung perusahaan (metode **Netto**), kelebihan itu tidak muncul di slip. Perhitungan Desember membaca periode-periode sebelumnya apa adanya saat Anda menekan **Hitung** — jika Anda mengubah periode bulan sebelumnya, tekan **Hitung Ulang** pada periode Desember. Periode yang sudah dibayar tetap dihitung walau sudah dihapus dari daftar periode.

Periode yang sudah **Dibayar** atau **Terkunci** tidak dihitung ulang, jadi slipnya tetap seperti saat dibayarkan. Potongan (misalnya koperasi atau kasbon) tidak mengurangi dasar pajak. Panel **Bagaimana PPh 21 Dihitung** di bagian Penggajian setiap karyawan menampilkan kategori TER, tabel PTKP, tarif, dan contoh hitungnya.

**Penting:**
Logixbase HRIS membantu menghitung, bukan memberi nasihat pajak. Cocokkan metode dan hasil PPh 21 serta BPJS dengan konsultan pajak Anda sebelum payroll pertama dibayarkan.

## Siapa boleh melakukan apa

| Tugas | Admin | HR Manager | Finance |
|---|---|---|---|
| Siklus Penggajian dan Generate periode | Ya | – | Ya |
| Komponen Gaji & Brand | Ya | – | Ya |
| Mengubah gaji pokok, pajak, rekening, dan BPJS karyawan | Ya | Ya | – (hanya melihat) |
| Membuat dan menghitung periode, Tandai Dibayar | Ya | Ya | Ya |
| Kunci dan Buka Kunci periode | Ya | – | Ya |

**Manager** tidak bisa membuka payroll maupun melihat gaji. Role **Finance** diberikan sebagai posisi di **Tim & Hak Akses** — lihat [Tim & hak akses](https://hris.logixbase.com/docs/team-access.md).

## Masalah umum

- **Kartu Siklus Penggajian atau Komponen Gaji & Brand tidak terlihat** — hanya Admin dan Finance yang bisa membukanya.
- **BPJS di slip Rp 0** — status BPJS karyawan masih **Belum**. Ubah ke **Terdaftar**, lalu **Hitung Ulang** periodenya.
- **PPh 21 lebih besar dari perkiraan** — cek **NPWP** dan **NIK** (keduanya kosong berarti +20%) serta **Status Pajak (PTKP)** karyawan.
- **PPh 21 Desember jauh berbeda dari bulan lain, atau muncul baris Pengembalian Kelebihan PPh 21** — itu perhitungan ulang setahun di masa pajak terakhir, bukan kesalahan. Bandingkan dengan **PPh 21 Setahun** di rincian slip karyawan pada halaman periode.

## Langkah berikutnya

- [Komponen gaji: tunjangan, potongan, bonus](https://hris.logixbase.com/docs/payroll-components.md)
- [Menjalankan payroll bulanan](https://hris.logixbase.com/docs/payroll-run.md)

Struktur gaji Anda punya banyak brand, shift, atau upah per jam? Tim kami bisa membantu memetakan dan menyiapkannya bersama Anda.